Polityka prywatności
- Wersja:
- SH-POL-v2
- Data wersji:
Ta polityka opisuje, jak przetwarzamy dane osobowe osób odwiedzających stronę sainthair.eu i korzystających z formularzy na tej stronie. Sklep internetowy i konto klienta opiszemy w kolejnej wersji polityki, zanim zaczną działać.
Kto jest administratorem danych
Administratorem Twoich danych osobowych jest Saint Hair Europe Sp. z o.o., ul. Karola Marcinkowskiego 8a/1, 85-056 Bydgoszcz, NIP 9671483384, REGON 540589167, KRS 0001147669.
Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych, bo nie mamy takiego obowiązku (art. 37 RODO). We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych kontaktuj się z nami bezpośrednio — jak w punkcie niżej.
Jak się z nami skontaktować
We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych napisz na adres kontakt@sainthair.eu albo listownie na adres siedziby podany wyżej.
Jakie dane przetwarzamy, w jakim celu i na jakiej podstawie
Formularze na stronie
Przetwarzamy tylko dane, o które pyta dany formularz. Pola, których formularz nie zawiera, są odrzucane.
| Formularz | Dane | Cel | Podstawa prawna |
|---|---|---|---|
| Zapytanie hurtowe | imię i nazwisko, firma, kraj, e-mail, telefon lub WhatsApp, zastosowanie, ilość, a jeśli je podasz: strona internetowa, długości, kolory, struktura, częstotliwość zamówień, wiadomość, pliki | przygotowanie wyceny i oferty | art. 6 ust. 1 lit. b RODO — działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy |
| Konsultacja w Atelier | imię i nazwisko, e-mail, wiadomość | umówienie i przygotowanie konsultacji | art. 6 ust. 1 lit. b RODO |
| Dobór włosów | imię i nazwisko, e-mail, a jeśli je podasz: wiadomość, zdjęcia | dobór produktu przed zakupem | art. 6 ust. 1 lit. b RODO |
| Zgłoszenie na szkolenie | imię i nazwisko, e-mail, wybrane szkolenie | obsługa zgłoszenia na szkolenie | art. 6 ust. 1 lit. b RODO |
| Kontakt | imię i nazwisko, e-mail, wiadomość | odpowiedź na wiadomość | art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz prawnie uzasadniony interes, jakim jest odpowiadanie na korespondencję |
Wysłanie formularza nie wymaga zgody na przetwarzanie danych. Pod każdym formularzem wyświetlamy skróconą informację o przetwarzaniu danych, a zgłoszenie zapisuje, którą jej wersję widziałaś lub widziałeś.
Zgoda na wiadomości marketingowe
Przy formularzu możesz zaznaczyć osobną, dobrowolną zgodę na otrzymywanie wiadomości e-mail o nowościach, ofercie i wydarzeniach Saint Hair. Pole nie jest zaznaczone domyślnie, a brak zgody nie wpływa na obsługę zgłoszenia.
Podstawą wysyłki jest Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz przepisy o przesyłaniu informacji handlowej drogą elektroniczną). Zgodę możesz wycofać w każdej chwili — linkiem w stopce każdej wiadomości albo pisząc na kontakt@sainthair.eu. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wiadomości wysłanych wcześniej.
Żeby móc wykazać, że zgoda została udzielona, zapisujemy razem z nią datę i godzinę, wersję treści zgody, adres strony, adres IP i informację o przeglądarce (art. 6 ust. 1 lit. c w związku z art. 7 ust. 1 RODO).
Ochrona formularzy przed nadużyciami
Żeby ograniczyć automatyczne wysyłanie formularzy, przez godzinę przechowujemy skrót (hash) utworzony z adresu IP i adresu e-mail oraz liczbę prób wysłania. Podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes, jakim jest bezpieczeństwo strony (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Korespondencja e-mail i WhatsApp
Jeśli napiszesz do nas bezpośrednio, e-mailem albo przez WhatsApp, przetwarzamy dane z tej korespondencji, żeby odpowiedzieć (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), a jeśli wiadomość dotyczy zakupu, usługi lub szkolenia — żeby podjąć działania przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
Dochodzenie roszczeń i obrona przed nimi
Jeśli będzie to potrzebne, możemy przetwarzać dane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Dane dotyczące zdrowia
Nie potrzebujemy informacji o Twoim zdrowiu ani do doboru włosów, ani do konsultacji. Prosimy, nie podawaj ich w formularzu ani w korespondencji, a jeśli dołączasz zdjęcie, wystarczy zdjęcie samych włosów, bez twarzy. Jeśli mimo to takie informacje do nas trafią, usuwamy je niezwłocznie, chyba że przepis prawa nakazuje inaczej.
Skąd mamy Twoje dane
Dane pochodzą od Ciebie — z formularza, wiadomości e-mail albo rozmowy na WhatsAppie. Jeśli zapytanie hurtowe wysyła pracownik firmy, dane tej osoby pochodzą od niej samej.
Komu przekazujemy dane
Nie sprzedajemy danych. Przekazujemy je wyłącznie podmiotom, które świadczą dla nas usługi i przetwarzają dane na nasze polecenie, na podstawie umowy powierzenia (art. 28 RODO). Przy jednym z nich umowa jest w trakcie zawierania — piszemy o tym wprost w tabeli:
| Podmiot | Zakres usługi | Gdzie są przetwarzane dane |
|---|---|---|
| HOSTINGER INTERNATIONAL LIMITED, 61 Lordou Vironos str., 6023 Larnaka, Cypr | hosting zaplecza strony (formularze i przesłane pliki) oraz serwera, na którym działają nasz system do obsługi klientów (Twenty) i skrzynka zapytań (Chatwoot) | Litwa (UE) |
| UW-TEAM.org Jakub Mrugalski (usługi Mikrus), NIP 6821639338 | serwer poczty w domenie sainthair.eu i serwer automatyzacji (n8n) | Finlandia (Helsinki; Hetzner Online GmbH jako dalszy podmiot przetwarzający); umowa powierzenia w trakcie zawierania (stan 2026-09-17) |
| Cloudflare, Inc., 101 Townsend Street, San Francisco, CA 94107, USA | dostarczanie strony oraz pośrednictwo w ruchu do naszych systemów obsługi klientów | sieć serwerów na całym świecie, w tym w USA — patrz „Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy” |
| Brevo SAS | wysyłka wiadomości marketingowych — wyłącznie osobom, które wyraziły na to zgodę | Francja (UE) |
System do obsługi klientów i skrzynkę zapytań utrzymujemy sami, na serwerze Hostingera z tabeli wyżej — ich producenci nie mają dostępu do danych.
Jeśli sama lub sam wybierzesz kontakt przez WhatsApp, piszesz na nasz firmowy numer +48 730 959 118. Wiadomość przechodzi przez usługę WhatsApp (grupa Meta, w Europie WhatsApp Ireland Limited). WhatsApp nie przetwarza danych na nasze polecenie, tylko jako odrębny podmiot, na zasadach własnego regulaminu i polityki prywatności, które akceptujesz, zakładając konto. Rozmowę prowadzimy w aplikacji WhatsApp Business przypisanej do firmowego numeru — tam przechowujemy treść rozmowy, numer telefonu i nazwę profilu WhatsApp. Rozmowy z tego numeru nie trafiają do naszej skrzynki zapytań (Chatwoot).
Dane możemy też udostępnić organom publicznym, jeśli wymaga tego przepis prawa.
Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Cloudflare, Inc. ma siedzibę w USA, a jego serwery mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Cloudflare, Inc. uczestniczy w programie EU-U.S. Data Privacy Framework, więc podstawą przekazania jest decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony. Umowa powierzenia z Cloudflare zawiera ponadto standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję.
WhatsApp może przekazywać dane poza Europejski Obszar Gospodarczy na zasadach opisanych we własnej polityce prywatności — nie jest to przekazanie dokonywane przez nas.
Kopię zabezpieczeń stosowanych przy przekazaniu danych przez Cloudflare możesz otrzymać, pisząc na kontakt@sainthair.eu.
Jak długo przechowujemy dane
| Dane | Okres przechowywania |
|---|---|
| zgłoszenie z formularza i korespondencja, jeśli nie dojdzie do umowy | do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu |
| pliki dołączone do formularza (zdjęcia, specyfikacje) | 90 dni od przesłania |
| dane związane z zawartą umową | przez czas wykonywania umowy, a potem przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi oraz do upływu terminu przedawnienia roszczeń |
| adres e-mail do wiadomości marketingowych | do wycofania zgody |
| zapis udzielenia i wycofania zgody (data, wersja treści zgody, adres IP, informacja o przeglądarce) | przez 6 lat od końca roku, w którym zgoda została wycofana — żeby wykazać zgodność z prawem i bronić się przed roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO); adresu nie używamy już wtedy do wysyłki |
| skrót adresu IP i e-maila do ochrony formularzy | 1 godzina |
| dane przekazywane przez automatyzację (n8n) | do 31 dni |
| dzienniki dostępu serwerów (adres IP, czas i adres żądania) | Cloudflare: 7 dni; Hostinger: do 7 dni |
| dzienniki błędów zaplecza strony (mogą zawierać adres IP i dane z żądania) | usuwane okresowo, nie rzadziej niż co 30 dni |
Twoje prawa
Masz prawo:
- dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO),
- sprostowania danych (art. 16 RODO),
- usunięcia danych (art. 17 RODO),
- ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
- przeniesienia danych, które przetwarzamy na podstawie umowy lub zgody (art. 20 RODO),
- sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie (art. 21 RODO),
- wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem (art. 7 ust. 3 RODO).
Żeby skorzystać z tych praw, napisz na kontakt@sainthair.eu. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca. W wyjątkowych przypadkach termin może zostać wydłużony o kolejne dwa miesiące — wtedy poinformujemy Cię o tym w ciągu pierwszego miesiąca.
Skarga do organu nadzorczego
Jeśli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem, możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl.
Czy musisz podać dane
Podanie danych jest dobrowolne. Bez danych oznaczonych w formularzu jako wymagane nie możemy odpowiedzieć na zapytanie ani przygotować oferty, konsultacji lub zapisu na szkolenie. Zgoda na wiadomości marketingowe jest całkowicie dobrowolna i jej brak nie ma żadnych skutków.
Zautomatyzowane decyzje i profilowanie
Nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały.
Pliki cookies i podobne technologie
Pliki cookies to niewielkie pliki zapisywane na Twoim urządzeniu przez przeglądarkę. Strona sainthair.eu nie zapisuje plików cookies ani nie korzysta z pamięci przeglądarki (localStorage, sessionStorage) do rozpoznawania odwiedzających. Nie używamy narzędzi reklamowych, pikseli ani zewnętrznych narzędzi analitycznych. Dlatego nie wyświetlamy okna zgody na cookies.
Czcionki i zdjęcia strony ładujemy z naszych serwerów, a nie od zewnętrznych dostawców. Link do naszego profilu na Instagramie jest zwykłym odnośnikiem — po jego kliknięciu obowiązują zasady serwisu Instagram.
Cloudflare, przez który dostarczamy stronę, dziś nie zapisuje żadnych plików cookies. Przy ochronie przed nadużyciami (np. zautomatyzowanym ruchem) mogą zostać ustawione techniczne pliki cookies Cloudflare, takie jak __cf_bm lub cf_clearance. Są one niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa strony, nie służą do śledzenia i nie wymagają zgody.
Ustawienia plików cookies możesz zmienić w przeglądarce, w tym zablokować je lub usunąć. Jeśli w przyszłości dodamy narzędzia wymagające cookies, najpierw zaktualizujemy tę politykę i poprosimy o zgodę.
Zmiany polityki
Politykę aktualizujemy, gdy zmieniają się przepisy albo sposób działania strony — w szczególności przed uruchomieniem sklepu internetowego. Każda wersja ma oznaczenie i datę podane na górze tej strony, a poprzednie wersje przechowujemy.